Staat je mailbox vol ongelezen berichten? Verlies je steeds vaker het overzicht, doordat belangrijke mails staan verscholen in een bomvolle inbox? En vinden anderen dat je sneller op mails mag reageren?
Dan wordt het tijd voor een lesje mailboxbeheer.
Ik geef je vijf gouden tips zodat jij weer grip krijgt op je inbox!
Het najaar is vaak een drukke tijd als het op inkomende mails aankomt.
Projecten moeten af voor het einde van het jaar en bedrijven bestoken je intussen met nieuwsbrieven of aanbiedingen voor de feestdagen.
Hiernaast komen ook nog urgente e-mails binnen. Het is dringen geblazen in je inbox.
Welke mail lees je het eerste? Stel je überhaupt prioriteiten bij het afhandelen van je mail?
Of heb je geen idee hoe inbox management eruitziet?
Het is belangrijk om in deze drukke periode een strategie te hebben om je inbox georganiseerd en efficiënt te houden.
Inhoudsopgave
Tips voor inbox management
Hier zijn enkele tips om je te helpen:
Tip 1: Stel mappen en labels in
Mappen en labels helpen je om mails eenvoudig te categoriseren. Je kunt bijvoorbeeld mappen maken op basis van projecten, deadlines of acties.
Dankzij de mappenstructuur vind je snel terug wat je zoekt en blijft je inbox overzichtelijk.
Tip 2: Gebruik filters
In bijna elk mailprogramma kun je regels en filters instellen.
Hiermee kun je automatisch binnenkomende mails naar bepaalde mappen verplaatsen, markeren of verwijderen op basis van door jou gekozen criteria.
Het automatiseren van je inbox bespaart je veel tijd. Zonder handmatige, terugkerende acties behoud jij een schone inbox!
Tip 3: Afmelden van ongewenste mails
Wil je snel minder mail? Ga dan grondig je e-mail inbox opschonen.
Meld je af van nieuwsbrieven die je eigenlijk nooit leest. Uitschrijven kan eenvoudig door in de nieuwsbrief onderaan op de link ‘uitschrijven’ of ‘unsubscribe’ te klikken.
Meld je ook niet meer zomaar aan voor nieuwe nieuwsbrieven, tenzij je de informatie echt nodig hebt.
Prioriteiten stellen helpt!
Tip 4: Gebruik de 2 minuten-regel
Kun je een mail binnen 2 minuten afhandelen? Doe het dan!
Dit voorkomt een opeenstapeling van kleine taken en veel mails in je inbox.
Tip 5: Plan vaste tijden voor e-mail
Wie constant zijn mail checkt, is eigenlijk doorlopend afgeleid van zijn workflow.
Dit zorgt onbewust voor veel stress. Plan specifieke tijden in om nieuwe mails in je inbox te verwerken.
Zo houd je veel makkelijker je focus op andere taken en verhoog je productiviteit.
Tip 6: Beperk het gebruik van CC en BCC
Denk goed na of je iemand in CC (carbon copy) of BCC (blind carbon copy) van je mails zet.
Heeft deze persoon echt alle informatie die je doorstuurt nodig? Als je zelf minder mails wilt ontvangen, verminder dan ook het aantal overbodige mails dat je zelf de wereld in stuurt.
Dit helpt niet alleen jou, maar ook anderen om hun mailbox schoon te houden.
Tip 7: Houd je inbox leeg (of bijna leeg)
Elke week of werkdag afsluiten met een lege inbox geeft veel voldoening en vermindert aantoonbaar veel stress.
Streef ernaar om je mails te archiveren of te verwijderen zodra je deze hebt verwerkt.
Dit helpt je ook om je concentratie vast te houden voor dringende zaken.
Getting Things Done-methode (GTD)
Zoek je echt effectieve methode om het overzicht te houden en alles op orde te krijgen, zodat je niet gestrest raakt over wat je allemaal moet doen?
Dan mag je de Getting Things Done-methode van David Allen niet missen.
Het is een simpel systeem dat je helpt om dingen gedaan te krijgen.
De vijf belangrijkste stappen van GTD zijn:
- Verzamelen: Verzamel alles wat je aandacht vraagt in één plek. Dit kunnen taken, ideeën, projecten, of andere items zijn die je wilt onthouden of moet doen,
- Verwerken: Bepaal wat elke verzamelde item is en welke actie vereist is. Als het een actie-item is, bepaal de volgende stap. Als het geen actie vereist, kun je het archiveren, weggooien, of op een later tijdstip herzien,
- Organiseren: Plaats elk item op de juiste plek. Dit kan in een actielijst, een projectmap, of een kalender voor geplande taken. Organiseer op een manier die logisch is voor jou,
- Bekijken/herzien: Check regelmatig je to do-lijst en agenda om te zien wat je nog moet doen en om prioriteiten te stellen. Deze herziening helpt je om je doelen en activiteiten up-to-date te houden,
- Doen: Voer de taken uit je to do lijst en agenda uit. Kies welke taken je doet op basis van context, tijd, energie en prioriteit. Dit is het moment waarop je daadwerkelijk dingen voor elkaar krijgt.
Wanneer ga jij aan de slag met het opgeruimd houden van je e-mail inbox?
Wist je dat een e-mailadres onder je eigen domeinnaam jouw bedrijf een professionele uitstraling geeft?
Heb je nog geen domeinnaam? Je vraagt die eenvoudig aan via de domeinchecker op onze website.
