In dit artikel ontdek je tips over zakelijke e-mails schrijven en versturen die je werk echt makkelijker maken.
Sterker nog, voer je deze slimme aanpassingen door, dan zullen de mensen met wie je mailt gericht reageren en sneller antwoord geven.
Inhoudsopgave
Zakelijke e-mail verloopt meestal zo
Elke e-mail begint natuurlijk met een aanhef waarin de naam van de ontvanger staat.
De begroeting van degene die je mailt, zet de toon. Dat zit meestal wel goed.
Volgt jouw boodschap daarna vaak met een uitgebreide introductie over waarom je mailt?
Dat lijkt logisch. Je wilt context meegeven aan je bericht.
De praktijk laat helaas zien dat een lange tekst aan het begin veel lezers verwart.
Of ze voelen dat het te veel tijd kost om de e-mail te begrijpen, waardoor ze gehaast gaan lezen en de kern er niet uithalen.
Hierdoor moet je vaker heen en weer mailen, je vraag herhalen of reminders sturen. Toch is soms een langere uitleg nodig. Hoe pak je dat aan?
De beste structuur voor zakelijke e-mails
Het is slim om voor je zakelijke mail een vaste structuur aan te houden. Die begint niet bij de aanhef of de onderwerpregel, maar bij de ontvangers. Door deze tips op te volgen, kun jij ook effectiever mailen.
Ontvangers
Begin met het invullen van de e-mailadressen van je ontvangers.
Door hiermee te beginnen en bewust na te denken over wie je in de CC (of BCC) zet, vergeet je niemand mee te nemen.
Want er zijn diverse situaties waarin je iemand in de CC toevoegt als je mailt, bijvoorbeeld als je input van anderen wenst.
Maar het kan ook zijn dat iemand niet meer gekopieerd hoeft te worden. Dat scheelt onnodige vulling van de inbox voor deze ontvangers.
Wil je lezers op de hoogte te houden over wie je meeneemt in de mail of juist niet, dan laat je bovenaan in een afwijkend of Italic lettertype laten weten wie je toevoegt of juist verwijderd hebt.
Duidelijke onderwerpregel
De onderwerpregel van een goede mail vertelt niet alleen waar je boodschap over gaat, maar voegt ook toe hoe de ontvangers moeten reageren.
Lezers weten gelijk wat er van hen verwacht wordt en hoeveel tijd het kost.
OK = Feedback op presentatie budget Q4
Beter = Vul enquête in (3 minuten) voor Feedback op presentatie budget Q4
OK = Budget cijfers Q4
Beter = Graag je goedkeuring budget cijfers Q4
Reply
Houd voor elke mail of mailreeks één onderwerp aan.
Wanneer je telkens een nieuwe zakelijke e-mail begint voor een lopend onderwerp, kan dat voor verwarring zorgen.
Door telkens een reply te geven, bouw je een e-mailreeks op voor een bepaald onderwerp.
Alle geadresseerden in de mail kunnen dan de eerste en volgende mails volgen. Bovendien raakt niemands mailbox zo overvol van losse berichten.
Misschien vraagt dat om wat nadere uitleg.
Stel je hebt een paar vragen aan de afdeling administratie.
Een over een factuur van een leverancier en een over de prijzen van een product dat je verkoopt.
Het is slim om hier twee verschillende mails over te sturen, zodat de administratie niet in de war raakt met de twee onderwerpen.
Intro en slot
We hebben de neiging aan het begin van onze berichten uit te leggen waarom we mailen.
Een e-mail begint daarom vaak met het geven van context over de reden van de mail.
Om snel duidelijk te maken wat je ontvanger kan verwachten of wat jij van deze persoon verwacht, omschrijf je dat beter in de eerste zin van je e-mail.
Je concrete vraag kun ook nog een keer herhalen in het slot van je e-mail. Dat noemen we ook wel de CTA (oproep tot actie).
Soms is het zelfs handig om deze vetgedrukt neer te zetten, maar dat kan ook opdringerig overkomen.
Het moet bij de gevraagde actie passen. Als je dringend om een antwoord verlegen zit, kan het voordelig uitpakken.
Maar als het antwoord dat je nodig hebt veel tijd kost van je ontvanger, is het misschien verstandig om je vraag zo vriendelijk mogelijk en zonder nadruk te stellen.
Context
Na de intro moet je soms nog even de context aangeven of je vraag verduidelijken.
Vermeld wat achtergrondinfo en waarom de lezers deze belangrijke informatie niet mogen missen.
Zo begrijpen ze waarom je de vraag stelt.
Dus niet:
Voorbeeld van een zakelijke e-mail met duidelijke intro:
Voeg een e-mail handtekening toe
In de zakelijke e-mail voorbeelden hierboven zijn de handtekeningen natuurlijk nogal basic. Het is mogelijk om meer informatie in je e-mailhandtekening te zetten.
We schreven een artikel met tips voor een goede e-mailhandtekening.
Vat je antwoord samen
Als je zelf een uitgebreide uitgeschreven e-mail met lange intro krijgt, vat dan in jouw antwoord de punten samen waarvan jij denkt dat ze belangrijk zijn of jouw actie nodig hebben.
Je kunt alvast vragen of je goed begrepen hebt wat er van je gevraagd wordt.
Op deze manier maak je duidelijk dat je actie gaat ondernemen en kan de afzender beoordelen of jij de vraag goed begrepen hebt.
Hyperlinken
Neem even de moeite om bepaalde woorden of zinnen in jouw e-mailbericht te hyperlinken als je een link wilt toevoegen. Dat ziet er veel overzichtelijker uit.
Toch een foutje in de tekst? Stop de verzendactie!
Herken je dat je de e-mail nog even naleest net nadat je het net hebt uitgezonden?
En komt het vaak voor dat je dan nog een klein foutje ontdekt?
Je zou willen dat je e-mail nog niet uit gestuurd was. Tegenwoordig kun je het versturen van een e-mail kort uitstellen nadat jij op de ‘Send’ knop gedrukt hebt.
Normaal staat de instelling op een paar seconden, maar dat kun je aanpassen naar tot wel 30 seconden.
Algemene tips voor professionele e-mails
- Houd het kort en bondig. Een professionele e-mail is bedoeld om informatie snel en efficiënt te communiceren. Probeer het aantal woorden in je tekst zo klein mogelijk te houden, zonder belangrijke details weg te laten. Voeg eventueel tussenkoppen toe met belangrijke woorden voor betere scanbaarheid. Vermijd te lange alinea’s en gebruik bullet points om belangrijke punten op te sommen.
- Vermijd zo veel mogelijk moeilijke woorden of jargon, tenzij dat in jouw branche of bedrijf gebruikelijk is.
- Wees beleefd en op een gepaste manier respectvol, zelfs als je een klacht of probleem bespreekt. Gebruik nooit scheldwoorden of negatieve taal. Daar krijg je later echt spijt van…
- Sluit af met een passende afsluiting, zoals “Met vriendelijke groet”. Voeg je naam en contactgegevens toe, zodat de ontvanger weet hoe die contact met je kan opnemen.
- Controleer je zakelijke e-mail op spel- en grammaticafouten voordat je deze verzendt. Dit geeft een professionele indruk en vermindert de kans op misverstanden. Gebruik bijvoorbeeld languaguetool.org. Deze tool is gratis voor de basisfuncties en je kan ook verschillende talen laten controleren.
De voordelen van e-mailen op een professionele manier
Al met al heb je hiermee behoorlijk wat tips tot je beschikking.
Pas je ze consistent toe, dan merk je dat mensen jouw vriendelijke, maar duidelijke communicatie gaan waarderen.
De kans is groot dat je sneller een reactie ontvangt, waardoor je efficiënter kunt werken.
Door respectvol en duidelijk te communiceren in zakelijke e-mail, bouw je een professionele band op met collega’s en externe zakenpartners.
Ken je nog andere tips die we gemist hebben, maar die jou effectiever laten mailen? Deel ze met ons.
Hosting2GO vindt het leuk om jou en anderen te helpen in succesvol zakendoen.
Daarom vind je nog veel meer informatieve blogs op onze website. Check ze allemaal!
